医院办公室文书档案管理的现状与体会(2)
(三)文书档案管理的设施设备不全。办公室的文书档案没有专门的保存和相对保密的硬件设施,保存地点一般都在普通办公室的文件柜中,相对公开,没有湿度、温度、消防等专业监测。大部分纸质档案会随着时间、温度、空气湿度等环境变化发生改变,影响档案整体质量。档案未归入综合档案室前没有档案的借阅审批流程和管理规范,在科室内部或科间借阅中会出现遗失,也没有权限审批,档案的信息安全得不到保证。
(四)电子文书档案管理的缺陷。随着信息化时代的突飞猛进,电子文书档案逐渐代替了手工纸质档案。2010年医院首次探索无纸化办公模式,引入电子政务办公平台,2013年进行了系统更新和优化。使用电子系统后文书的流转均在电子平台体现,大大提高了工作效率,但同时也存在缺陷,权限的设定如果出现交叉,就可能出现文书档案的安全问题,一旦文书档案的流程或是痕迹被修改很难及时发现,导致文书档案不真实。
四、医院办公室文书档案管理的体会
(一)建立和完善文书档案管理制度。制度化的管理是新时期医院文书档案工作必要的手段,也是最有效的举措之一。只有制定了文书档案管理制度,才能规范文书档案签发、送呈、审批、办理、归档、立卷、检索的流程,才能对医院的文书进行统一、规范、有效地管理。医院要不断建立和完善《档案实体分类实施细则》《档案保管制度》《档案调阅制度》《档案安全和消防制度》《档案库房管理制度》等制度规范,约束和加强文书档案管理。
(二)不断提高文书管理的意识。目前医院“重临床,轻管理”的意识还一定程度存在,对于文书档案的管理的重要性和必要性认识不清,很多重要文书档案缺失和遗漏。做好文书档案管理必须要加强重视程度,确保档案人力资源、场地、设备等配备齐全。要给予充足的时间进行档案整理,确保档案质量。科室要有相对固定人员具体负责档案工作,将档案工作与日常工作相结合,与医院重点工作相结合,与医院的等级创建相结合,与医院高质量发展相结合,提高认识,加强管理,并将文书档案管理的及时性、完整性和规范性纳入院科两级目标责任制考核,落实管理责任。
(三)规范文书的收集和整理。办公室文书管理工作重在收集、保存资料,尤其是原始文件的保存,包括纸质文件、电子文档、影像资料等。规范文书的收集和整理要严在日常,要专人管理,专人负责,阶段性进行整理、分类、监测,按照档案管理要求,按照档案类别、件数、页数等进行登记汇总,制定档案移交目录,履行交接手续,确保文书归档的及时性、有效性和完整性。
(四)加强档案知识专业培训。文书档案管理具有专业性和系统性,兼职人员短期内很难掌握文书档案管理的所有规定和要求,实际操作中势必会影响档案的质量。但医院存在人力资源紧缺的现实状况,很难设置专职档案员,面对这种情况,医院要在各科设定相对固定的兼职档案员,定期系统地组织兼职档案员进行档案知识业务培训,每年规定一定的学习任务和考核要求,修完学时,顺利通过考核,取得兼职档案员资格证书的才可参与档案的管理。还要利用内网、微信、院务公开栏等对全院职工做好《档案法》《档案条例》《档案管理办法》等法规性、政策性文件培训宣传工作,增强全院职工的档案意识及文书档案相关业务知识。
(五)加强多部门协作。医院办公室的文书很大一部分是上级来文,需要下发到各科室执行和落实,但在归档过程中由于各部门是分别归档,所有文件由办公室负责归档,其他执行过程中产生的文书档案由各部门自己负责归档,这就暴露了一个问题,文件和具体执行分类放置,需要档案室再进行分类归档,增加了一定的难度。所以在归档过程中需要加强多部门的协作,加强科间衔接和沟通,确保文书归档时由该文件所产生的所有文书档案均归档合并,实现闭环管理。
(六)加大文书档案管理的投入。添置必要的文书档案硬件设施,确保档案的保存安全。结合工作实际和医院发展需要,及时更新软件设施,优化档案处置流程,提高档案管理的工作效率。定期加强对档案的阶段性监测,确保档案的完整性、可靠性、真实性,提高档案整体的质量和利用价值。
办公室文书档案管理是一项长期、系统工程,医院要高度重视,把文书档案管理作为一项重要的工作来抓,加大人力、财力、物力的投入,增强档案管理的标准化、规范化、科学化,充分发挥档案在医院发展中的促进作用和参考价值。
文章来源:《档案学研究》 网址: http://www.daxyjzz.cn/qikandaodu/2021/0128/420.html
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