秘书文书档案基本任务与网络化管理(2)
通过文书学、档案学、秘书学的研究对象之间关系的梳理发现,它们三者是同一事物不同运动阶段的表现形式,文书工作与秘书工作相互交叉与紧密联系,文书学与档案学是分支关系。
二、基于“秘书、文书、档案运动现象”构建范围
任何事物的存在都会有它运行轨迹,秘书、文书、档案也不例外。秘书工作职责范围对象是领导者、主事者身边的综合辅助者和公务服务者,是以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办会、办事的操作与管理者。工作具体内容,如起草文件(一稿、二稿)、讲话稿、演讲稿、汇报材料、会议资料等,都是由秘书人员担任。1996年出台的《国家行政机关公文处理办法》。如:第三条公文处理是文件办理、收集、整理、归档、分类等一系列相互关联、衔接有序的工作。其中整理、分类、归档既是文书处理的最后程序, 也是档案管理的最初程序。再如第四十四条中规定,公文是由文秘部门或由专人统一管理,明确了秘书工作是属于法定业务。由此可见秘书工作与档案工作在内容上既有相互融合的部分,又有各自独立部分,它们之间属于前端与末端关系。
文书学作为一门独立学科,内容又同其他学科有交叉。文书工作的内容,既涉及秘书学更会涉及档案学。各机关单位科室由秘书科、文书科、机要科、督查科、档案科等组成。文书工作一样是机关工作的一项具体业务。从理论与实际操作工作来看,他们之间存在“包含说”。文书工作性质包含文件收发、登记、传阅、拟办、批办、承办、催办及文件的签发、缮印、校对和盖印和会议资料、汇报材料、电话的记录等。文件的平时收集、分类、借阅、编目、归档又是档案工作的内容。因此两者之间是中端与末端的关系,由此可见,文书工作既包含秘书工作,又包含档案工作,他们之间是包含与被包含关系。
三、基于“秘书、文书、档案职能”构建格式管理
关于文书学、档案学、秘书学的关系问题讨论非常活跃,目前尚无专家学者给出明确定论,但是多种观点思想碰撞,认为三者之间是并列学科,也有认为三者具有相互渗透、相互交叉的密切关系。对于档案学的研究对象来说,笔者认为从其产生到最终归属,整个运动过程是贯穿秘书、文书、档案的运动规律中。如何做好这阶段的管理工作,才能更好发挥系统性价值呢。一是要确定管理手段,二是谁来管什么,三是如何管及为什么管的问题。特别是“谁来管”,就是指管理的机构和人员,即秘书、文书、档案员;“管什么”就是工作中产生的所有与本单位有关的资料;“如何管”就是指管理的方法、手段;“为什么管”就是管理意义和服务对象。我们只是将“四管理”称为网格管理,如何责任到人管理到位呢?首先区分机构,其次划清阶段,再次落实管理方式,最后责任到人的分格管理模式。才能将秘书积累、文书收集整理、档案分类归档工作进行有机组合。在网格式管理模式下实现档案前端、中端、终端的管理。
[1]杨霞.1980年代以来文书学理论研究述评[J].档案学通讯,2017(04).
[2]吴宝康,丁永奎.档案学[J].档案学通讯,1991(5).
[3]张清明.文书学研究中的一个重要课题——文书工作的范围问题[J].武汉大学学报(社会科学版),1985(3).
文章来源:《档案学研究》 网址: http://www.daxyjzz.cn/qikandaodu/2021/0226/467.html