浅析高速公路项目文件材料归档管理(2)
三、做好文件材料归档管理的建议
(一)档案管理体系、职责划分清晰。新时期档案管理工作迎来了新发展,档案管理工作应以提高档案管理科学水平为本,积极探索有效的工作效率。一个科学的档案管理体系是做好项目文件材料归档管理的必要前提,明确档案管理小组结构、人员组成、责任划分,确保任务到人、责任到人。建立完善的档案管理网络,应配备一名有经验的总工程师或技术负责人分管此项工作的进行,负责督促、指导日常档案归档工作。此外还应配备相应专(兼)职档案人员,并确保人员稳定在岗。档案小组成员应承担各自责任,提高文件材料收集、整理、归档的工作效率。项目部其他各部门应配合档案整理工作进展,对于日常收发文应及时形成台账,并按文件形成的自然逻辑关系,定期移交给本项目部专门档案管理人员,确保满足文件资料与现场施工进度同步收集、同步整理、同步归档的“三同步”要求。
(二)文件材料的编制和收集。高速公路文件材料应按规范进行编制,确保形成的文件符合工程实际情况以及文件材料的相关填写、归档要求。其中工程报验及抽检资料为高速公路工程档案主体内容,编制文件时施工、监理单位应根据本项目现场实际情况和行业规定、标准以及合同约定的要求进行编制。形成的文件应确保填写规范、内容具体、字迹清楚、载体耐久,图纸图样清晰,图表整洁,各项签字盖章手续完备、不存在代签名、复印件等现象。做到归档的文件材料真实可靠,数据有据可查。对于质检资料收集时应注意查阅相应的单位、分部、分项工程划分,根据现场的施工情况,及时收集各项工序的报验材料。对于综合文件应及时形成相应台账,收集时应按台账进行整理,做到不漏项、不重复。
四、结束语
高速公路工程档案管理工作对工程项目意义非凡,通过科学的收集、整理、归档,确保归档材料对项目建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值,为后续管理工作提供必要的材料支持。因此,重视项目形成文件材料的质量,科学、及时对文件材料进行归档,才能为高速公路工程项目管理控制提供最有利的文件支持,促进工程有序发展。
[1]王静.浅谈提高档案管理科学化水平的路径选择[J].中国管理信息化,2016,19(08):184.
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文章来源:《档案学研究》 网址: http://www.daxyjzz.cn/qikandaodu/2021/0519/559.html
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