新形势下城市轨道交通档案信息化建设问题探究(2)
三、轨道交通档案信息化建设现状与问题
笔者团队于2020年5月至6月对全国11个城市轨道交通集团档案管理情况进行了网络调查。调查显示,各轨道交通集团档案部门成立的时间平均为6.9年,档案部门间的馆藏量差距较大,最高的为深圳地铁的23万卷、最低为沈阳地铁的2.5万卷。分析各集团档案信息化建设可发现,大部分城市轨道交通档案信息化管理工作尚处于起步阶段,不少集团的档案信息化制度仍是空白,档案信息化实践集中于纸质档案数字化加工、扫描等重复性劳动环节。在调研分析的基础上,笔者团队以济南轨道交通集团的档案资源管理和发展状况作为重点考察对象,总结出轨道交通档案信息化建设过程中的诸多问题,主要表现在以下方面:
(一)档案信息化制度规范欠缺
许多城市在轨道交通建设的一开始并没有考虑档案收集管理问题,直到大量管理类、业务类实体档案资料堆积,才“倒逼”出档案整理意识,这样被动的档案管理思维也反映在档案制度建设中。在制定档案制度规范时,轨道交通集团重视对工程文件实体的分类整理、竣工验收、移交归档,而没有预判到信息技术进步、项目工程推进和企业未来发展过程中对档案信息管理和利用的需求,造成档案信息化制度规范或是缺失现象严重,或是内容的发展性不足;重视参考其他地方的制度和做法,而没有从加强前端控制、推动全程流程管理的角度制定适宜本地建设情况的档案信息管理制度,导致档案信息化制度规范未形成系统的管理体系;重视总体层面的档案信息化要求,而没有考虑到数字化转型时期诸多复杂因素对档案工作实践标准化、细节化落实的影响,导致档案信息化制度规范深入程度不够,标准要求与实践工作脱节。
(二)档案信息资源建设不完善
在目前的管理实践中,轨道交通档案资源建设存在以下问题。首先,档案资源数量不达标。在档案形成过程中,数据资料流散在参建单位,赶工期遗失资料、工程变更修改图纸、相关单位查阅资料都会带来档案散失的风险,等到项目验收审阅时再在从计算机上打印重要档案资料的情况时有发生。其次,档案资源质量不达标。在轨道交通建设过程中,一些文件会采用复印的方式提供各方利用,致使后期整理时将复印件当作原件归档。而且,各单位移交的档案质量层次不齐,缺乏规范性,例如一些报告文件的责任者签名、盖章处出现涂改现象,区间修复台账缺少具体的时间等。最后,数字化资源管理重视程度不够。对于轨道交通工程建设中产生的大量电子、图片和声像文件,需要档案部门在关键业务节点介入从而保证相关档案顺利收集。但目前各单位接收、管理数字资源的意识不够,数字资源的质量格式、运行环境也有待统一。
(三)档案管理工作流程不规范
城市轨道交通工程建设具有参与单位多样,施工节点较多,施工周期较长的特征,造成对档案管理流程的管控存在较大难度。第一,档案管理与工程建设难以保持同步。由于各参与单位的档案工作人员不重视收集、保管项目建设关键节点产生的档案,过程管控难以落实,导致档案管理工作无法达到预期目标。第二,档案部门的权责划分较为模糊。出于单位重视不够、节约资金投入等原因,多数轨道交通集团缺少档案权责清单,档案管理人员大多身兼数职,难免出现失误。各施工单位、职能部门的档案工作权责不清还容易造成拖延归档、不愿移交和推诿扯皮现象。第三,档案数字化工作流程不够深入。目前轨道交通集团档案数字化工作环节主要集中在纸质档案扫描上,尚不具备对档案信息数据深入挖掘的条件。电子档案管理系统的功能不齐全,也成为制约档案管理信息化转型的阻碍。
(四)工作人员档案专业水准欠缺
档案工作人员是轨道交通集团档案管理实践和信息化发展建设的基础保障。根据团队调查,全国11个城市轨道交通集团的档案人员平均配置17人,兼职人员多于专职人员,其中有档案学科背景的专职人员约2人,仅占11.7%。轨道交通集团的档案工作人员以工程类专业背景居多,一些档案管理人员直接从其他工程岗位被抽调过来,当工程收尾后,又撤离并入新的岗位[9],档案工作队伍流动性过强。部分兼职人员虽然负责档案管理工作,但缺少足够的档案专业知识和档案保护意识,还有一些工作人员熟悉传统的档案管理理论和方法,不懂档案信息化管理的理念和技术。总体而言,轨道交通集团档案工作人员的专业能力和信息素养的不足,一定程度上限制了其积极推动轨道交通档案管理集约化、信息化发展的动力和热情。
文章来源:《档案学研究》 网址: http://www.daxyjzz.cn/qikandaodu/2021/0519/562.html