新形势下城市轨道交通档案信息化建设问题探究(3)
四、轨道交通档案信息化建设策略
(一)制度先行,建立健全档案信息化规范体系
建立适应集团标准化建设、符合集团可持续发展的档案信息化规范体系,首先应从《中华人民共和国档案法》《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范》等国家法规标准以及广泛调研经验出发,结合轨道交通集团发展实际情况,构建集团档案管理规范化框架。其次,深入到具体工程档案形成、收集、整理、数字化、利用的业务实际中,明确电子档案的归档流程,制定覆盖轨道交通档案综合管理、专业档案管理和信息化的全过程管理规范,逐步实现轨道交通档案信息化制度体系在宏观导向和微观操作层面的统一。目前,济南轨道交通集团基于整体性、规范性原则,正在从档案规章、档案管理、档案信息化与专业档案四个方面进行企业档案制度体系的全面布局建设,其中针对信息化的具体要求,制定了一套涵盖档案数字化、电子文件管理、档案管理系统三大内容并贯穿信息化业务活动始终的操作规范。
(二)数字建设,推动实体档案资源数字化整合
强化轨道交通档案信息资源建设,不仅要实现实体档案资源集中整合,更要注重数字化档案资源的积累和管理。对于实体档案资源建设而言,建设单位可通过签订合同、编制建设须知等形式与参建单位明确形成文件的数量、格式等规范性特征,提前说明归档要求,给出参照样本。档案部门要提高工作敏感度,重点关注工程建设中的关键环节,对档案资料的去向做到“心中有数”,及时收集、整理重要的档案原件。对于数字化档案资源建设而言,档案部门要加快实体档案数字化进程,逐步实现实体档案与数字化档案一一对应。其次,根据“存量数字化、增量电子化”的信息化战略,规范电子文件的文件格式和运行环境,积极推动数字化归档早日实现。最后,整合企业数字化档案、电子文件和辅助性资料形成数据库,真正改变轨道交通集团档案资源分散、孤立的局面,将档案资源池转化成支持企业科学决策和流程再造的智库。
(三)管理跟进,优化档案管理流程和管理体系
要为轨道交通档案信息化建设铺平道路,还需要在梳理清楚集团业务流程和档案形成链路的前提下,逐步优化档案管理流程和管理体系。首先,明确多方管理职责。建设单位、监理单位和施工单位是轨道交通管理中最重要的三方主体,可以通过建立项目档案工作领导小组,将档案管理权责写入工作计划等方式,落实各方责任和义务。其次,建立内外结合的质量管控机制。档案主管部门提前介入业务开展过程,做到“提前培训、中间检查、竣工归档”[10]的全程跟踪管控。监理单位定期跟进轨道工程的重要建设节点,保障重大项目对接和档案的顺利移交。最后,构建纵横交错的沟通管理网络。集团档案部门、众多参与单位和验收单位可以搭建信息沟通平台,及时记录和反馈轨道工程中档案的传递、变更情况,方便业务与技术、上下流单位之间的沟通交流和监督指导。
(四)技术支撑,积极构建档案信息化管理平台
建立与联通轨道交通档案信息化管理平台是加速轨道交通集团信息化进程,建设集约型、智慧型企业的重要手段。首先,集团要加大信息化的资金投入,完善信息基础设施建设,如构建集团局域网、配备计算机硬件设备和档案管理软件等。其次,深度融合区块链、人工智能、云服务等新兴技术成果,创新升级档案数据管理系统,不断完善业务指导、流程跟踪、档案传输、智能分析等系统功能,实现工程业务流、档案信息流双合一,提高轨道交通档案协同共治、信息共享、动态监管的能力和水平。最后,推动档案管理系统与财务系统、审批系统等其他信息系统的互联互通,实现轨道交通档案信息管理平台的一体化建设。只有各城市轨道交通集团都行动起来,加快建设档案信息化管理平台,才能最大程度地实现区域和国家层面轨道交通档案信息的共建共享。
(五)人才培养,打造档案信息化建设人才梯队
要优化目前轨道交通集团档案管理的人才结构,需要打造一支兼具轨道工程知识和档案专业素养,还掌握现代信息技术的档案人才队伍。对于已有的档案管理人员,要强化其档案素养和档案意识。建议将档案人才培训纳入集团年度计划,制定包括档案法律法规、档案管理基础、档案系统应用等知识在内的教学大纲。培训形式除了邀请专家学者来现场讲课和研讨,还可以充分利用网络资源和信息化平台,让员工利用工作生活中碎片化时间在移动终端上自主学习。对于人才结构不合理的现状,轨道交通集团可以与周边高校建立合作机制,获取专业的指导意见,实现人才的点对点输送。同时,招聘要求适当向计算机技术、信息系统运维方向倾斜,提高信息技术人员在档案人才梯队中的比重。最后,轨道交通集团要明确从事档案管理的薪资待遇、发展空间和福利,留住档案管理人才,保证档案人才队伍的相对稳定。
文章来源:《档案学研究》 网址: http://www.daxyjzz.cn/qikandaodu/2021/0519/562.html